Administracion del tiempo y planificacion

 

 

 

 
¿Que es el tiempo?
Según el diccionario: Duración de las cosas sujetas a mudanza. Espacio de vida.
 
¿Que es la administración?
Según el diccionario: Acción y efecto de administrar. Ordenar. Organizar, disponer.
 
¿Que es la Administración del Tiempo?
Es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en si, la administración del tiempo es la administración del si mismo; el manejo adecuado de recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. 
 
Características más sobresalientes del tiempo
• Es un recurso, escaso si no se controla en función de prioridades que se le asignen a las actividades.
• Es un amigo o un enemigo según el modo en que lo utilizamos.
• No se puede comprar y es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• Es universal, todos tenemos el mismo tiempo, la diferencia la hace cada persona respecto a como lo utiliza.
• Es rígido, no se puede estirar, detener o regresar.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. 
 
Problemas más comunes que tienen las personas para administrar el tiempo
• Una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trate de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• También sucede que algunos no saben decir “no” a las distracciones externas.
• Se confunden prioridades, haciendo cosas de segunda o tercera importancia, dejando lo urgente para después.
• Se establecen metas muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
• La falta de planificación, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.
• Algunas personas se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
 
El hecho es que muchos de nosotros solemos repartir inadecuadamente el tiempo entre las tareas a desarrollar, y parece que también desatendemos las prioridades. No hace falta decirlo: si entre las varias tareas pendientes en nuestra mesa siempre eligiéramos la que más nos apetece hacer, e incluso nos extendiéramos en su desarrollo, entonces cabría el riesgo de que lo más importante se retrasara sensiblemente. Entre otras consecuencias seguramente peores, esto nos haría incubar una cierta compunción; hay, por consiguiente, que nutrir la buena conciencia, haciendo lo que hay que hacer, en cada uno de los momentos: estaremos de suerte cuando eso sea precisamente lo que más nos apetezca. En cierta manera, se trata de adoptar el modelo proactivo frente al reactivo: a esto ayuda el hecho de que cada persona esté en su sitio, es decir, que ocupe en la organización el puesto en que mejor encaje, y por consiguiente deba hacer aquello para lo que está mejor dotado. Esto no es siempre posible, pero hay que moverse con esta tendencia.
 
Lo urgente, lo importante y lo demás
Pero, ¿Qué es lo más urgente?, ¿Qué es lo más importante?, ¿En qué podemos y debemos añadir más valor?, ¿Qué nos va a producir mayor beneficio personal?...; éstas y otras preguntas nos hacemos a menudo, e incluso nos las respondemos automáticamente sin llegar a planteárnoslas. En el pasado, nuestros mayores nos, apuntaban todo esto casi cada día y nadie lo ponía en cuestión; pero actualmente, en un marco de decisiones independientes, cada uno de nosotros tendría que tener sus respuestas. En teoría, y en busca del mejor rendimiento, nuestra acción cotidiana tendría que responder a nuestros compromisos formulados, y debería estar alineada con las referencias comunes de la organización, valores, estrategia, objetivos generales, políticas y procedimientos internos, etc.-, de modo que éstas nos guiaran; pero muchos piensan que si atendieran fielmente a estas referencias, podrían ser considerados conflictivos o malintencionados. 
 
¿Qué son y cómo manejamos las prioridades?
En la actuación cotidiana, y en la medida en que cada uno pueda administrarse su tiempo, serían de aplicación los consabidos consejos: conocer y respetar las prioridades, dedicar el tiempo justo y necesario a cada asunto y evitar el aparcamiento indefinido de tareas pendientes. Gestionar adecuadamente el tiempo -sin renunciar a algunos minutos de descanso varias veces al día, condimentados si es posible con buen humor- se traduce en una mejor contribución a resultados, en una mayor satisfacción personal y seguramente en la apertura de huecos para adquirir nuevos conocimientos siempre necesarios (Atención: gestionar bien el tiempo no significa gestionar bien el reloj, o utilizar bien la agenda).
 
¿Qué es una meta y que es un objetivo?
El significado de la palabra objetivo, es según el diccionario: el fin que uno persigue, el punto que uno quiere obtener o alcanzar.
El significado de la palabra meta, es según el diccionario: el punto de llegada de una carrera o un punto limite; el cual, nosotros debemos alcanzar para cumplir con un fin determinado (el objetivo).
“El alcanzar todas nuestras metas garantizara la obtención del resultado final, pudiendo cumplir de esta manera con el objetivo fijado”.

¿Por qué motivo es necesario plantearse objetivos?
En realidad es necesario que fijemos nuestros objetivos y metas, porque esta comprobado que aquellas personas que no tienen en claro sus objetivos se les dificultará o nunca llegarán a obtener lo que desean; es lógico, si nosotros no sabemos precisamente a donde queremos ir, como vamos a hacer para llegar, como vamos a hacer para obtener algo, si no conocemos exactamente que es lo que queremos y que hay que hacer para obtenerlo.
“Todo ser humano debe tener un rumbo en su vida, una meta y un objetivo el cual debe cumplir”.

 
No podemos dejar librado nuestro destino al azar, permitiéndonos vivir la vida como si fuera un simple trámite, el cual, solo debemos cumplir y lo único que hacemos es trabajar para colaborar y alimentar los sueños de los demás, esperando para ver que sucederá con los nuestros, sin darnos cuenta que nada va a pasar si nosotros no nos proponemos trabajar y esforzarnos por lograrlo.
 
Comprendamos que si no tenemos metas las cuales debemos alcanzar para cumplir con nuestro objetivos, nunca llegaremos a tener todo lo que deseamos.
 
Como podemos ver, los objetivos que uno puede tener en su vida son muy variados y podemos clasificarlos en tres grandes grupos:
 
1) Objetivos personales
2) Objetivos laborales
3) Objetivos materiales

 
Esto es lo primero que debemos determinar, definir que es lo que quiero conseguir a nivel personal, laboral y material en mi vida.
Una vez definido perfectamente los objetivos, fijadas las metas y separados por grupos, debe ponerse una fecha a cada uno de ellos para establecer el plazo máximo (fecha), en el cual quiero cumplirlos.
 

Los objetivos o metas que yo quiero lograr, de acuerdo a su magnitud y a la fecha que nosotros le establezcamos como plazo máximo para poder alcanzarlos, pueden ser clasificados de la siguiente manera:
 
a) a corto plazo
b) a mediano plazo
c) a largo plazo.
 
Tenemos que tener en claro que no basta con querer conseguir algo; si un objetivo no tiene una fecha tope o máxima en la cual nosotros queremos lograr alcanzarlo, “no sirve de nada”. El mismo carece de valor, ya que este se convertirá solo en un sueño o un deseo, el cual nunca voy a poder cumplir.

Planificación de un objetivo.
Una vez fijados nuestros objetivos, a nivel personal, laboral y material; y establecidos los plazos en los cuales debemos alcanzarlos, convirtiéndolos de esta forma en varias metas, las cuales nosotros debemos ir cumpliendo. Tenemos que ponernos a pensar la forma en que vamos a lograr cumplir con las mismas, para ello es necesario realizar una adecuada planificación.

¿Qué es planificar?
Planificar: es establecer de manera organizada los pasos a seguir para alcanzar nuestros objetivos, de la forma mas rápida y sencilla posible sin perder tiempo, teniendo en cuenta de antemano los posibles inconvenientes o contratiempos que se pudieran presentar.

 

Como podemos ver, el secreto para alcanzar nuestros objetivos e ir cumpliendo con nuestras metas, pasa por realizar una correcta planificación. A continuación, vamos a detallar los pasos que se deben tener en cuenta a la hora de realizar la planificación.